Oznakowanie dla biur i kancelarii

Jakie nośniki mają sens dla biura lub kancelarii

W tej branży rzadko stawia się na dużą reklamę zewnętrzną — częściej liczy się dyskretna, ale staranna tabliczka przy wejściu lub domofonie, litery przestrzenne z logo w recepcji oraz spójne oznakowanie drzwi poszczególnych pokoi.

Jeśli biuro znajduje się na parterze z własną witryną, warto rozważyć subtelne oznaczenie na szybie — samo logo i nazwę, bez nadmiaru treści, które lepiej umieścić wewnątrz.

W większych biurach z odrębnymi salami spotkań czy działami warto dodatkowo zaplanować tabliczki kierunkowe od recepcji do poszczególnych pomieszczeń, tak aby gość umówiony na spotkanie nie musiał być prowadzony przez pracownika przy każdej wizycie.

Zakres potrzebnego oznakowania zależy też od wielkości zespołu — niewielka kancelaria z jednym gabinetem ma prostsze potrzeby niż firma doradcza zajmująca całe piętro, z odrębnymi salami spotkań i kilkoma działami.

• tabliczka przy wejściu lub domofonie
• litery przestrzenne z logo w recepcji
• oznakowanie drzwi (nazwiska, nazwy działów, numery pokoi)
• tabliczki kierunkowe wewnątrz biurowca
• dyskretne oznaczenie na witrynie, jeśli biuro jest na parterze

Estetyka premium i dobór materiałów

W kancelariach i biurach doradczych oznakowanie często ma budować wrażenie solidności i staranności, dlatego popularne są materiały takie jak stal szczotkowana, mosiądz, szkło czy plexi z podświetleniem lub bez.

Dobór materiału warto uzgodnić z architektem wnętrz, jeśli biuro ma spójną koncepcję aranżacyjną, aby tabliczki i oznaczenia nie odstawały stylistycznie od reszty przestrzeni.

Warto też pamiętać, że materiał wpływa na sposób odczytywania napisów — na przykład grawerowane litery na metalu wymagają innego kąta oświetlenia niż druk na plexi podświetlanym od tyłu, co warto uwzględnić przy projekcie oświetlenia recepcji.

Dla firm o bardziej nowoczesnym profilu, na przykład z branży technologicznej, sprawdza się też prostsza, minimalistyczna forma oznakowania — sama nazwa i logo bez dodatkowych ozdobników, w spójnej kolorystyce z resztą identyfikacji marki.

Budynek wielonajemczy i tablica zbiorcza

W biurowcach, w których działa wiele firm, zwykle obowiązuje jednolity system oznakowania — tablica zbiorcza w holu głównym oraz ujednolicone tabliczki przy drzwiach poszczególnych najemców.

Przed zamówieniem własnego oznakowania warto sprawdzić u zarządcy budynku, jakie wymiary, kolorystyka i technologia wykonania są dopuszczalne, aby uniknąć konieczności przeróbek.

Warto też zapytać, w jaki sposób zarządca aktualizuje tablicę zbiorczą przy zmianie najemców — czasem to on odpowiada za ten element, a czasem obowiązek ten spoczywa na poszczególnych firmach wynajmujących powierzchnię.

Jeśli biuro zajmuje więcej niż jedno piętro, warto też ustalić z zarządcą, czy oznakowanie kierunkowe do poszczególnych pięter jest częścią wspólnego systemu budynku, czy powinno zostać przygotowane odrębnie przez samego najemcę.

Dyskrecja zamiast ekspozycji

W przeciwieństwie do handlu detalicznego, biura i kancelarie rzadko potrzebują dużej ekspozycji zewnętrznej — klienci najczęściej trafiają na podstawie rekomendacji lub umówionego spotkania, a nie przypadkowego przechodzenia obok.

Z tego względu więcej uwagi warto poświęcić recepcji i pierwszemu wrażeniu wewnątrz biura niż samej reklamie zewnętrznej, która pełni głównie funkcję informacyjną (adres, nazwa, piętro).

Wyjątkiem bywają firmy świadczące usługi bezpośrednio dla klientów indywidualnych odwiedzających bez wcześniejszego umówienia — w takich przypadkach czytelniejsze oznaczenie zewnętrzne, wskazujące na przykład piętro lub numer lokalu, ma większe znaczenie praktyczne.

Warto też pomyśleć o prostym oznaczeniu przy samej windzie lub na klatce schodowej, informującym, na którym piętrze znajduje się dane biuro — to często wystarcza, by ograniczyć liczbę telefonów z pytaniem o dojście.

Zmiany organizacyjne i aktualizacja oznaczeń

Firmy z tej branży dość często zmieniają skład wspólników, nazwę lub strukturę działów, dlatego warto zaplanować system oznakowania drzwi i tabliczek pozwalający na łatwą aktualizację pojedynczych elementów.

Rozwiązania modułowe, w których wymienia się tylko wkładkę z nazwiskiem lub nazwą działu, pozwalają uniknąć każdorazowego zamawiania nowej tabliczki od podstaw.

Warto też ustalić z wykonawcą jeden format wkładek dla całego biura, tak aby kolejne aktualizacje można było zamawiać szybko i bez konieczności ponownego projektowania szablonu graficznego za każdym razem.

Dobrze jest też prowadzić prostą listę osób i działów uwzględnionych w systemie oznakowania, aby przy kolejnych zmianach kadrowych łatwo sprawdzić, które tabliczki wymagają aktualizacji, a które pozostają bez zmian.

Na co zwrócić uwagę przed zamówieniem

Przed zleceniem projektu warto sprawdzić regulamin zarządcy budynku dotyczący dopuszczalnej formy oznakowania oraz to, czy budynek nie podlega dodatkowo ochronie konserwatorskiej, jeśli jest to obiekt zabytkowy.

Dobrze jest też z góry ustalić, które elementy będą wymagały częstej aktualizacji (np. nazwiska, nazwy działów), aby dobrać odpowiedni system montażu już na starcie.

Warto również zapytać wykonawcę o czas realizacji pojedynczej aktualizacji wkładki — w biurach z częstą rotacją pracowników krótki czas wymiany bywa równie istotny jak sama estetyka tabliczki.

Etapy wdrożenia oznakowania w biurze

Wdrożenie nowego oznakowania w biurze warto rozpocząć od listy wszystkich miejsc, w których pojawia się nazwa lub logo firmy — od wejścia, przez recepcję, po drzwi poszczególnych pomieszczeń — aby żaden element nie został pominięty przy aktualizacji.

W budynkach wielonajemczych dobrze jest zaplanować termin montażu w porozumieniu z zarządcą, zwłaszcza gdy prace obejmują wspólne części budynku, takie jak hol główny czy korytarze przed innymi biurami.

Warto też zachować dokumentację projektu — pliki graficzne, specyfikację materiałów — na później, co ułatwia zamówienie kolejnych, pojedynczych tabliczek bez konieczności odtwarzania całego projektu od podstaw.

Dobrze jest też krótko przeszkolić osobę na recepcji z zasad zamawiania kolejnych aktualizacji, tak aby drobne zmiany, jak nowe nazwisko na drzwiach, mogły być zgłaszane bezpośrednio, bez angażowania całego zespołu.